งาน Event คืออะไร แล้ว Events Management ทำอะไรบ้าง ?

Event ความหมายในภาษาไทยคือ การจัดงาน งานกิจกรรมต่างๆ เรียกทับศัพท์ว่า “อีเว้นท์” ซึ่งอีเว้นท์อยู่รายรอบในชีวิตเราทุกเวลาจนแทบจะนึกไม่ถึง เดินออกจากบ้าน มาทำงานมีประชุม มีอบรม ตามห้างร้านมีโปรโมชั่นเล็กใหญ่ ไปดูคอนเสิร์ต ไปงานแต่งงาน งานวันเกิด กิจกรรมการกุศล งานวัดงานบุญบ้าน งานเลี้ยงสังสรรค์ พลาดไม่ได้คืองานแสดงสินค้าที่เรียกว่า มหกรรมตามห้าง ตามศูนย์สินค้า เสมือนว่าชีวิตนี้ อีเวนท์เกือบกลายเป็นลมหายใจเข้าออกของคนยุคนี้ไปโดยไม่รู้ตัว เอาแค่ง่ายๆ เสิร์ช เข้าไปดูในคำว่าอีเวนท์อาทิตย์นี้มีอะไรที่ไหนบ้าง ก็ขึ้นรายการงานอีเวนท์เป็นร้อยๆจนไปไม่ทั่วถ้วน

งานอีเว้นท์ นั้น จากงานบ้านๆ งานเล็กๆ ถึงงานระดับช้าง กระบวนการคิดและการลงมือทำแทบจะไม่ต่างกันมาก จะต่างก็คือ ขนาด องค์ประกอบในงาน และคนที่มาร่วมงาน สามหลักใหญ่ๆ เริ่มใกล้ตัวเช่นงานทำบุญบ้าน งานบวช งานวัด งานที่บริษัท ตอนนี้ไปไกลตัวถึงงานคอนเสริต์ตามห้าง ขยายไปถึงงานเฟสติเวล์ระดับสากล นี่ยังไม่นับศูนย์การประชุมใหญ่ๆที่ทุกๆวันมีแต่งานอีเว้นท์ เสมือนเป็นเส้นเลือดหลักของสถานที่ คือไม่มีอีเว้นท์ไม่มีเงินเดือนให้พนักงานเฉกเช่นนั้น

ผู้จัดการกิจกรรมทั้งหลายเหล่านี้ ซึ่งมีหน้าที่ รับผิดชอบคิดรูปแบบงานสไตล์ไหนอย่างไร จะจัดการกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผนไปจนถึงการใช้งานวันจริงและการประเมินผลหลังการเข้าร่วมกิจกรรม ซึ่งเกี่ยวข้องกับการทำงานเป็นทีม ทั้งนี้เน้นว่า ความคิดสร้างสรรค์ อดทน เปิดกว้าง จะทำให้งานทุกหน้าที่เดินได้ร่วมกัน และงานจะแบ่งออกเป็นสายหน้าที่ต่างๆกัน เช่น สาย AE (AE คือ Account Executive หมายถึง ผู้บริหารงานลูกค้า หน้าที่หลักของตำแหน่งนี้จะเป็นการหาลูกค้า และติดต่อประสานงานระหว่างลูกค้าและฝ่ายผลิต) ฝ่ายขายงานลูกค้าสายครีเอทีฟคิดงาน สายโปรดักชั่น ทำงานให้ออกมาเป็นของจริงจากที่คิดไว้ แต่วันนี้ จะขอยกตัวอย่างงานแบบวันแมนโชว์ก่อนนะคะ เพื่อให้เห็นภาพ คุณจะดูแลโครงการทั้งหมดตั้งแต่เริ่มต้นการจัดการ ดำเนินการก่อนงาน จนในวันงานนั้น กระทั้งจบงานปิด รายงานผลให้ลูกค้า สิ่งที่คุณจะต้องทำและหน้าที่ประจำวันของคุณอาจรวมถึงสิ่งต่างๆเหล่านี้คือ

คราวนี้ก็เกิดข้อสงสัยขึ้นมาว่า “คนทำงานอีเว้นท์ ต้องทำอะไรบ้าง และทำไมต้อง Events Management”
1.อะไรคือสิ่งที่ลูกค้าต้องการ เป็นขั้นตอนแรกๆเลย คือการคุยกับลูกค้าสิ่งที่ลูกค้าต้องการ เราพูดคุยเพื่อให้รู้ถึงสิ่งที่ลูกค้าต้องการ จะได้นำมาใช้ในการสร้างสรรค์งานให้ตรงตามที่ลูกค้าต้องการเต็มร้อย หรือตรงมากที่สุด ตรงนี้หากเป็นบริษัทใหญ่ เขาจะมีคนทำหน้าที่ Account Executive หรือ ผู้บริหารงานลูกค้า เป็นคนกลางในการประสานงานระหว่างลูกค้า กับบริษัท หมายรวมถึงทีมงาน หาลูกค้าใหม่ การเปิดลูกค้าเข้าบริษัท อาจร่วมกับเซลล์ รับบรีฟงาน ดูแลเอกสาร ควบคุมงบประมาณ ประสานงาน พรีเซนต์งาน อัพเดทงาน การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า การตอบคำถาม เป็นที่ปรึกษา เจรจาต่อรอง ตรวจงาน ควบคุมคุณภาพงาน ควบคุมตารางเวลา รวมรวมรีพอร์ท ตามเก็บเงิน และปิดงาน งานนี้ต้องดูแลผลประโยชน์ของทั้ง 2 ฝ่าย

2.รูปแบบการจัดงานที่ไม่ซ้ำใคร ตรงนี้คือการคิดออกแบบงาน ที่ต้องพยายามอย่างที่สุดเพื่อให้รูปแบบงานออกมาไม่เหมือนงานคนอื่นหรือคู่แข่ง ใหม่เก๋และก้าวหน้ากว่างานที่เคยๆเห็นมา จะใช้ไอที เทคโนโลยี่ ดารา หรืออะไรทั้งหลาย ก็คิดๆ ออกมา (ส่วนนี้ บริษัทใหญ่ๆจะมีทีมครีเอทีฟ อาร์ตไดเร็กเตอร์ กราฟิคดีไซน์เนอร์ หรือดีไซน์เนอร์สาขาต่างๆที่ทีมงานอยากเรียกใช้ ทุกคนมาทำงานร่วมกันเพื่อสร้างแผนงาน วาดรูปทำข้อมูลทุกอย่าง เสนองานกลับไปให้ขายงานลูกค้าดู ผ่านฝ่าย AE และครีเอทีฟ)

3.งบประมาณและช่วงเวลางานกับลูกค้า ตรงนี้ถามว่าตอนเรียนเลขเรียนบัญชีมาเอามาใช้ได้เลย (ส่วนนี้ บริษัทใหญ่จะมีคนดูแล คือ โปรดิวเซอร์ และโค โปรดิวเซอร์ ร่วมงานกัน เอาไอเดียที่ทีมครีเอทีฟคิดมาสร้างเป็นงานจริง) ทั้งนี้ก็จะมีการแยกไปตามส่วนงานคือ การหาสถานที่ ติดต่อ และหาซัพพลายเออร์ ต่อมาก็ เจรจาราคากับซัพพลายเออร์และผู้รับเหมา ได้สถานที่ก็จอง หาอุปกรณ์และวัสดุแม้แต่อุปกรณ์ สิ้นเปลืองเล็กน้อยที่ใช้หน้างาน ก็ต้องคิดสะระตะรวมให้หมด ให้พลาดน้อยที่สุด

เอาล่ะค่ะ พอรู้คร่าวๆกันมาแล้วลักษณะของงาน Events Management ซึ่งต่อไป Swiss Education Group ขอเชิญชวนทุกท่านที่สนใจ ติดตามอ่านเรื่องราวบทสนทนาที่น่าสนใจ จากชีวิตจริงการทำงาน โดยศิษย์เก่าจาก Swiss Hotel Management School (SHMS) สำเร็จการศึกษาในหลักสูตร Postgraduate Diploma in Events Management และตอนนี้กำลังทำงานสาย Events Management ขอบคุณศิษย์เก่าที่ให้เกียรติมาคุยแชร์ประสบการณ์ ข้อคิด ข้อแนะนำ ในการทำงานด้านนี้แก่เราชาว Swiss Education Group เชิญติดตามอ่านตามลิงค์ด้านล่างได้เลยค่ะ