กลยุทธิ์ในการตลาดไม่ว่าจะเป็นยุคสมัยไหน ก็จัดอีเว้นท์ก็ยังเป็นการตลาดที่ฮิตกันเสมอมา ไม่ว่าใคร ๆ ก็เลือกวิธีนี้ ในการทำการตลาด เพราะเป็นวิธีที่เห็นผล และลูกค้าได้รู้จักกับสินค้าที่เรานำเสนอได้มากกว่า เพิ่มเปอร์เซ็นต์ในการปิดการขายได้มากขึ้น ได้มากกว่าการทำตลาดทางช่องทางออนไลน์ ตลอดจนความต้องการของลูกค้าได้ด้วย จึงทำให้เกิดอาชีพในการรับจ้างการจัดงาน จัดอีเว้นท์ แต่ในการจัดอีเว้นท์ อาจไม่ใช่เลือกง่ายโดยเฉพาะสำหรับมือใหม่ที่กำลังเริ่มต้นทำธุรกิจนี้ ในครั้งนี้ทางเรา มีคำแนะนำ สำหรับมือใหม่ที่จะเริ่มรับจ้างในการจัดอีเว้นท์ ว่ามันมีขั้นตอนอย่างไรบ้าง
1. งบประมาณ ความต้องการของลูกค้า และสำรวจพื้นที่
ลำดับแรกสำหรับผู้ที่เป็นมือใหม่ ก่อนการรับจ้างคือการ ถามความต้องการของผู้ว่าจ้างพร้อมกับการพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องงบประมาณ ซึ่งเป็นเรื่องที่สำคัญมาก เพื่อการวางแผนในการจัดงานที่ถูกต้อง และไม่เกินวงเงินที่ได้กำหนดเอาไว้ และในระหว่างการพูดคุย ก็อยากแนะนำให้พูดคุยไปพร้อมกับการสำรวจพื้นที่ เพื่อร่างกำหนดจุด การออกแบบธีมงาน พร้อมกับการคำนึงถึงเรื่องการอำนวยความสะดวก ความปลอดภัย ให้กับผู้มาเข้าร่วมงานกับเรา เพราะหากเราลืมคำนึงถึงเรื่องนี้ อาจทำให้เกิดความเสียหายได้ โดยเฉพาะการจัดอีเวนท์กลางแจ้ง ที่ไม่มีปลั๊ก หรือการใช้อินเตอร์เน็ต ก็ต้องมีการจัดเตรียมงานที่รัดกุม เพื่องานจะได้ออกมาไม่มีปัญหา หรือปัญหาที่น้อยลงในระดับที่เราแก้ไขได้ และอีกเรื่องที่คนจัดงานไม่ควรลืมคืออย่าลืมศึกษารายละเอียดในสัญญาการเช่าอย่างละเอียด เพื่อจะได้ไม่เกิดปัญหาในภายหลัง
2. การกำหนดผู้มาเข้าร่วมงาน
ปัญหาที่ผ่านมาของคนที่จัดงาน อีกปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง คือผู้เข้าร่วมงาน ซึ่งผู้เข้าร่วมงานมีหลายประเภท อธิเช่น ผู้ร่วมงานกิตติมศักดิ์ สื่อมวลชน และประชาชนผู้เข้ามาร่วมงาน ต้องมีการวางแผนตั้งแต่การทำหนังสือเชิญเป็นทางการเข้ามาร่วมงานกิตติมศักดิ์ และสื่อมวลชน เพื่อเป็นการสร้างสัมพันธ์อันดีทั้งทางด้านธุรกิจ และการประชาสัมพันธ์ และอย่าลืมประชาชนที่เข้ามาร่วมงาน ก็ควรประชาสัมพันธ์ในแบบที่น่าสนใจ เพื่อเป็นการดึงดูดคนเข้ามาร่วมงาน แต่ถ้าหากกำหนดจำนวนคนเข้าร่วมงาน ก็ควรมีประชาสัมพันธ์การลงทะเบียนให้ชัดเจน ซึ่งในปัจจุบันจะนิยมการใช้การลงทะเบียนผ่านทางเว็บไซต์ หรือแอพพลิเคชั่น อีกเรื่องหนึ่งของผู้จัดงานจะลืมไม่ได้ คือการกำหนดจุดที่อยู่ต่าง ๆ ของผู้เข้ามาร่วมงาน ที่มีความเหมาะสมแบ่งเป็นสัดส่วน เพื่อง่ายต่อรับรองและการบริหารจัดการ
3. การออกแบบงาน และการเลือกทีมงานในการดำเนินการจัดงาน
พอเมื่อเราได้ความต้องการ การกำหนดงบประมาณ และการกำหนดผู้เข้างาน จากผู้ว่าจ้างแล้ว ก็มาถึงขั้นตอนการออกแบบงาน ซึ่งก่อนเริ่มงานเราควรที่จะร่างรูปแบบคร่าวในกระดาษเพื่อสร้างแผนผัง และโครงสร้างออกมาก่อน จากนั้น ในกรณีที่มีทีมทำงานอยู่แล้วก็ไปสู่ขั้นตอนการกำหนดวัสดุ อุปกรณ์เพื่อในการจัดทำ หรือถ้าหากไม่มีทีม ก็ใช้การสรรหาบริษัทที่รับทำ เพื่อเป็นทีมให้กับเราอีกที ข้อควรระวัง ควรกำหนดค่าใช้จ่ายในการจ้างให้ละเอียด เพื่อไม่เป็นการที่เราจะไม่ขาดทุนในการจ้างงาน และควรเลือกที่มีความเชี่ยวชาญ และน่าเชื่อถือ เมื่อเรามีทีมทำแล้วก็ทำงานตามแบบที่เรากำหนด
4. การประชาสัมพันธ์งาน
มาถึงขั้นตอนสุดท้านคือการประชาสัมพันธ์งาน เราอาจจะทำการจ้างสื่อมวลชลแล้ว แต่มันอาจจะไม่เพียงพอต่อการประชาสัมพันธ์ ดังนั้น เราความประชาสัมพันธ์ในช่องทางอื่น ๆ ควบคู่ไปด้วย เช่น สื่อออนไลน์ หรือสื่อสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ เพื่อขยายวงประชาสัมพันธ์ ให้กว้างมากขึ้น
เพียงเท่านี้ คุณก็สามารถเป็นผู้จัดงานอย่างมีประสิทธิภาพได้แล้ว อาจจะมีประโยชน์ ไม่ว่าจะมากหรือน้อยก็ขอให้นำความรู้ที่ได้นำมาปรับใช้นะครับ