การจัดงาน Event สิ่งที่สำคัญที่สุดอีกอย่างหนึ่งก็คือ การเลือก Location เป็นการท้ายทายใช้เวลาและควรใส่ใจรายละเอียดในการเลือกสถานที่ให้เหมาะกับงานของคุณ เพื่อผลตอบรับที่ดีในการจัดงาน ทางเราจึงรวม 5 Tips การเลือกสถานที่จัดงานให้เหมาะกับ Event ของคุณ
1. การวางแผน (Plan Ahead)
| การวางแผนของผู้จัดงานควรคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายผู้เข้าร่วมงาน วันที่ สถานที่ ว่าแบบไหนเหมาะสมกับงานของคุณ อาทิ อีเว้นท์ของเราเหมาะกับสถานที่ศูนย์ประชุมหรือสถานที่กลางแจ้ง ? การรองรับความจุของผู้เข้าชมงานเพียงพอหรือไม่? จัดงานในฤดูที่ลำบากต่อการเดินทางหรือการจัดงานกลางแจ้งหรือไม่? ควรวางแผนกันให้ดีก่อนเป็นสิ่งแรก |
2. กลุ่มเป้าหมาย (Target group)
| สิ่งที่สำคัญควรกำหนดกลุ่มเป้าหมายและจำนวนของผู้เข้าร่วมงาน ให้เหมาะกับงานอีเว้นท์ของคุณ เพื่อง่ายต่อการวางแผนจัดงานหรือกำหนดสถานที่ ความปลอดภัยภายในงาน และการโปรโมทงานที่เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย อาทิหากผู้เข้าร่วมงานเป็นกลุ่มผู้ใหญ่หรือธุรกิจควรจัดในศูนย์ประชุมหรือสำนักงานผู้เข้าร่วมงานเป็นกลุ่มวัยรุ่นควรจัด Hall ศูนย์การค้าที่เดินทางสะดวกใกล้รถไฟฟ้าหากเป็นอีเว้นท์ที่เกี่ยวกับแอลกอฮอล์ควรจำกัดอายุของผู้เข้าร่วมงานอีเว้นท์ที่เกี่ยวกับผู้สูงอายุควรวางแผนในการโปรโมทเพิ่มเติมจากโซเชียล ให้เหมาะสมกับผู้เข้าร่วมงาน เป็นต้น |
3. สถานที่ (Location)
| การเลือกสถานที่ควรคำนวณผู้เข้าชมงาน ให้สถานที่ขนาดสถานที่ที่เพียงพอต่อจำนวนผู้เข้าชมงานและจำนวนการตั้งบูธ ไม่ควรจัดสถานที่ให้แออัดหรืออากาศถ่ายเทไม่สะดวก ควรคำนึงถึงผลกระทบรอบสถานที่จัดงาน และด้านการเดินทาง ควรมีที่จอดรถที่เพียงพอ หรือรถโดยสาร รถไฟฟ้าผ่านเพื่อความสะดวกของผู้เข้าชมงาน หากผู้เข้าร่วมงานเป็นคนต่างชาติหรือผู้เดินทางมาจากต่างประเทศควรจัดงานให้ใกล้กับสนามบิน โรงแรมเพื่อเพิ่มความสะดวกต่อผู้เข้าร่วมงานเพื่อเป็นประโยชน์ในการจัดงานครั้งต่อ ๆ ไป |
4. ราคา (Price)
| การตั้งงบประมาณของงานเป็นสิ่งสำคัญในการเลือกสถานที่ที่เหมาะสมกับงาน ควรพูดคุยเจรจาเพื่อต่อรองราคาหรือบริการเสริม ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม อาทิ การขอบริการเสริมในการใช้สัญญาณ WIFI ฟรีภายในงาน หรือการใช้อุปกรณ์เครื่องเสียงโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ควรศึกษาให้ดีก่อนทำสัญญาเพื่อเป็นการประหยัดงบประมาณและไม่มีปัญหาในภายหลัง |
5. การบริการและสิ่งอำนวยความสะดวก (Services and Amenities)
| การสำรวจสถานที่ ความเรียบร้อยของสถานที่ สิ่งอำนวยความสะดวกและด้านความปลอดภัยก็เป็นสิ่งสำคัญของผู้มาเดินงานหรือผู้มาออกบูธภายในงาน อาทิ ควรมีห้องน้ำหรือศูนย์อาหารที่เพียงพอต่อจำนวนคน การติดตั้งเวทีหรือเครื่องเสียงที่ได้มาตราฐาน ด้านความปลอดภัยควรมีกล้องวงจรหรือเคาน์เตอร์ประชาสัมพันธ์ ระบบความปลอดภัยในสถานที่ที่แน่นหนาเพื่อความมั่นใจของผู้มาร่วมงาน ด้านความสะอาดควรมีพนักงานความสะอาดตลอดทั้งวันและถังขยะที่เพียงพอ เท่านี้ก็เป็นการสร้างความประทับใจของผู้มาออกบูธและผู้เข้าชมงานไปได้มากเลยทีเดียว |
