หลายคนคงจะคุ้นเคยดีกับ “การจัดงานอีเว้นท์” เนื่องจากในองค์กรเกือบทุกระดับย่อมมีการจัดงานอีเว้นท์หรือการเข้าร่วมงานอีเว้นท์เป็นส่วนหนึ่งในแผนการทำงานของทุกปี ไม่ว่าจะเป็นการจัดเลี้ยงประจำปี การประชุมอบรมสัมมนา การเปิดตัวสินค้า แม้กระทั่งในระดับครอบครัวการจัดงานอีเว้นท์ซึ่งหมายถึง การจัดงานปีใหม่ การจัดงานทำบุญบ้าน การจัดงานบวช การจัดงานศพ หรือการจัดงานแต่ง เหล่านี้ล้วนเป็นรูปแบบต่างๆของงานอีเว้นท์ทั้งสิ้น

หากเมื่อคุณได้รับหน้าที่ให้จัดงานอีเว้นท์สักประเภท ไม่ว่าจะเป็นหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบจากในองค์กรหรือการมีส่วนร่วมในการจัดงานอีเว้นท์ภายในครอบครัวกับญาติพี่น้องหรือเพื่อนคนสนิท สำหรับคนที่ยังไม่เคยมีประสบการณ์ในการจัดอีเว้นท์เลยก็อาจจะมีความตื่นเต้นกับอยู่บ้าง

ซึ่งคุณอย่าเพิ่งตกใจไป เราเชื่อว่าทุกคนสามารถจัดงานอีเว้นท์ได้ด้วยตัวเองอย่างมืออาชีพหากเข้าใจในรายละเอียด ประเภทและวิธีในการจัดงานอีเว้นท์อย่างมีระบบ คุณจะสามารถเนรมิตงานอีเว้นท์ที่ต้องการออกมาได้อย่างสวยงามและตรงตามความต้องการอย่างแน่นอน

ความหมายและประเภทของงานอีเว้นท์

ก่อนที่เราจะจัดงานอีเว้นท์ประเภทต่างๆได้นั้นเราควรเข้าใจในความหมายรายละเอียดเพื่อวางแผนอย่างมีระบบซึ่ง งานอีเว้นท์ หมายถึง การจัดงานเพื่อรวบรวมกลุ่มคนที่สนใจในการเข้าร่วมหรือมีส่วนร่วมกับกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งอย่างมีเป้าหมาย

งานอีเว้นท์เชิงบุคคล (Personal Event) เป็นประเภทงานอีเว้นท์ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลหรือครอบครัว ได้แก่ งานแต่งงาน งานวันเกิด งานบวช งานขึ้นบ้านใหม่ หรืองานศพ ซึ่งงานที่กล่าวมาทั้งสิ้นมีจุดประสงค์ในการเข้าร่วมที่แตกต่างกันไม่ว่าจะเป็นการร่วมแสดงว่ายินดี การร่วมทำบุญ หรือแม้กระทั่งการแสดงความเสียใจ ซึ่งงานอีเว้นท์เหล่านี้เป็นงานอีเว้นท์ที่จัดขึ้นทั่วไปโดยใช้สถานที่ใกล้เคียงบริเวณชุมชนที่พักอาศัยและความร่วมมือจากเครือญาตครอบครัวเพื่อนสนิทในบริเวณใกล้เคียงและความร่วมมือจากชุมชน

งานอีเว้นท์เชิงธุรกิจ (Business Event) จัดอยู่ในหมวดหมู่อุสาหกรรมไมซ์ (MICE) ซึ่งถือว่าเป็นการท่องเที่ยวเชิงธุรกิจ เป็นปรากฎการณ์ที่เกิดขึ้นได้หลายรูปแบบ อาทิ การเดินทางที่มีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ การฝึกอบรม การจัดงานแสดงสินค้าหรือนิทรรศการ และการท่องเที่ยวเพื่อเป็นรางวัล เป็นต้น เหล่านี้ล้วนแล้วแต่อยู่ในความหมายของการท่องเที่ยวเชิงธุรกิจ อุตสาหกรรมการประชุม การท่องเที่ยวเพื่อเป็นรางวัล การจัดประชุมนานาชาติ และการจัดงานแสดงสินค้าหรือนิทรรศการ หรือท่ีเป็นที่รู้จักกันว่า MICE (Meeting, Incentive, Convention, และ Exhibition) จึงเป็นส่วนหนึ่งของการท่องเที่ยวเชิงธุรกิจ ปัจจุบันอุตสาหกรรมไมซ์ (MICE) ได้รับการยอมรับมากข้ึนในฐานะกลไกสําคัญของอุตสาหกรรมการท่องเที่ยว ที่มีการเติบโตสูงและมีความสําคัญต่อการ สร้างรายได้และการจ้างงานให้แก่ประเทศ เนื่องจากนักเดินทางกลุ่มไมซ์ มีเป้าหมายเฉพาะทางธุรกิจ มีอํานาจซื้อสูง และมีความต้องการสินค้าและบริการที่มีคุณภาพดี ทั้งอาหารและเครื่องดื่ม สายการบิน โรงแรม ธุรกิจการขนส่ง สินค้า การเดินทางในประเทศ เป็นต้น ทําให้ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยของกลุ่มไมซ์ จึงอยู่ในระดับที่สูงกว่านักท่องเที่ยวทั่วไป ประมาณ 2-3 เท่า

สามารถแบ่งออกได้ตามประเภทในอุสาหกรรมไมซ์ (MICE) ดังนี้

1. การประชุม (Meeting)
2. การท่องเที่ยวเพื่อเป็นรางวัล (Incentive)
3. การประชุมนานาชาติ (Convention)
4. การจัดงานแสดงสินค้าหรือนิทรรศการ (Exhibition)

6 ขั้นตอนในการเริ่ม การจัดงานอีเว้นท์

1. ตั้งเป้าหมายในการจัดงานเว้นท์ (Identify the objectives)

เมื่อเราได้รับหน้าที่ในการจัดงานอีเว้นท์สิ่งแรกที่ควรเริ่มต้นคือการระบุเป้าหมายในการจัดงานอีเว้นท์นั้นๆ เพื่อให้ทีมงานและผู้มีส่วนร่วมเข้าใจดำเนินการทำงานไปในทิศทางเดียวกัน เช่น การจัดงานเลี้ยงบริษัทประจำปี เป้าหมายคือการสร้างการรู้จักและความเข้าใจในการทำงานระหว่างแต่ละทีมในองค์กรเพื่อพัฒนาผลงานแต่ละทีมอย่างน้อย 20% ในปีต่อไป

2. วางแผนการ จัดงานอีเว้นท์ (Plan the event)

การวางแผนนั้นถือว่าเป็นสิ่งสำคัญมากในเริ่มต้น การจัดงานอีเว้นท์ ดังนั้นการให้เวลาในการวางแผนจึงเป็นส่วนสำคัญในการสร้างงานอีเว้นท์ที่ประสบความสำเร็จ โดยเริ่มจากนำเป้าหมายใน การจัดงานอีเว้นท์ ที่วางไว้มาดำเนินการต่อเพื่อแตกรายละเอียดงานเป็นส่วนเล็กๆและแบ่งงานให้คนในทีมรับผิดชอบ

หากเราต้องเราพัฒนาผลงานแต่ละทีมอย่างน้อย 20% ในปีต่อไป ผ่านการจัดงานเลี้ยงบริษัทประจำปี

• การจัดกิจกรรม Townhall ในช่วงบ่ายเพื่อสรุปผลการดำเนินงาน ความสำเร็จและอุปสรรคในการทำงานของแต่ละทีม
• การสร้างความเข้าใจในเป้าหมายและกลยุทธ์ในการดำเนินงานในปีต่อไปจากทีมผู้บริหาร
• การจัดงานเลี้ยงรวมถึงกิจกรรมในการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างทีมภายในองค์กรในช่วงเย็น

3. กำหนดงบประมาณในการจัดงานอีเว้นท์ (Allocate the budget)

เมื่อเรามีวางแผนใน การจัดงานอีเว้นท์ แล้วส่วนต่อไปคือการจัดสรรงบประมาณในการดำเนินการเพื่อแบ่งสัดส่วนให้เหมาะสมตามรายละเอียดต่างๆ และปรับงบประมาณให้กับรายการที่เราให้ความสำคัญที่สุด

ตัวอย่างเช่น ในการจัดเลี้ยงบริษัทครั้งนี้ผู้บริหารให้ความสำคัญกับเทคโนโลยี เพื่อให้ทุกคนในองค์กรเรียนรู้และนำไปปรับใช้งานดังนั้นการเริ่มต้นวางแผนงานอีเว้นท์สามารถเริ่มได้จากการใช้ VenueE ที่ซึ่งเป็น platform ที่ให้บริการค้นหาและติดต่อสถานที่และผู้ให้บริการในการจัดงานอีเว้นท์ เพื่อช่วยในการจัดสรรงบประมาณในการจัดงานอีเว้นท์

การจองวงดนตรีหรือดีเจผ่าน Lensod หรือ Myband ซึ่งเป็นผู้ให้บริการจองวงดนตรีงานอีเว้นท์ ซึ่งมีวงดนตรีและดีเจให้เลือกสรรอย่างมากมาย

นอกจากนั้นเราสามารถใช้ระบบ Eventpop, Zipeventapp, หรือ Ticketmelon ในการลงทะเบียนผู้เข้าร่วมงาน (event registration), การแสดงรายละเอียดงาน (event detail), การถามตอบ (live Q&A), และการสร้างแบบสอบถาม (event feedback) นอกจากนั้นยังให้บริการเทคโนโลยีภายในงาน (in-event technology) เช่น การชำระเงิน (cashless payment), การเก็บข้อมูลผู้ร่วมงาน (data analytic), และ การแบ่งโซนงาน (access control)

หมายเหตุ: กว่า 40% ของงบประมาณในการจัดงานอีเว้นท์จะถูกใช้ไปกับค่าสถานที่และค่าอาหารเครื่องดื่ม

4. การแบ่งงานและหน้าที่ความรับผิดชอบ การจัดงานอีเว้นท์ (Distribute the reponsibility)

เมื่อเรามีทั้งแผนงานในการจัดงานอีเว้นท์และงบประมาณแล้วขั้นตอนต่อไปคือการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบในเรื่องต่างๆ อย่างชัดเจน กำหนดระยะเวลาในการทำงาน และกำหนดวันที่ต้องส่งงาน ในส่วนนี้เราแนะนำให้ใช้ Grant Chart ผ่าน Google Sheet, Asana, หรือ Trello เพื่อช่วยในการจัดการงานอย่างเป็นระบบรวมถึงการติดตามสถานะการทำงานจากผู้ที่รับผิดชอบ โดยกำหนดวันที่ในการส่งงานผู้รับผิดชอบอย่างชัดเจน

5. การดำเนินการภายในวันงานอีเว้นท์ (Deliver the work)

ก่อนเริ่มงานอีเว้นท์จะมีการจัดวาง (setup) อุปกรณ์ในส่วนต่างๆ ก่อนวันจัดงาน 1 วันหรือภายในวันงานในส่วนนี้ผู้ที่รับผิดชอบดูแลควรตรวจสอบรายละเอียดกับผู้ให้บริการให้ตรงตามที่ตกลงไว้รวมถึงความปลอยภัยของผู้ร่วมงาน

เมื่อเริ่มงานอีเว้นท์ผู้รับผิดชอบแต่ละฝ่ายให้รับผิดชอบหน้าที่ในการดำเนินงานตามแผนที่วางไว้ แต่จำเป็นต้องมีอย่างน้อย 1 ทีมในการประสานงานและแก้ไขสถานะการณ์ในกรณีเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิดขึ้นโดยอาจจะเป็นเรื่องเล็กน้อยหรือเรื่องใหญ่ก็ตาม เพื่อดำเนินงานไปได้อย่างลุล่วง

หลังจากเสร็จสิ้นจบงานอีเว้นท์ก็ถึงเวลาในการรื้อถอน (dismantle/tear down) ผู้ที่รับผิดชอบงานในส่วนต่างๆประสานงานให้ผู้ให้บริการรื้นถอดเสร็จสิ้นและดำเนินการคืนพื้นที่ให้กับสถานที่ในสภาพเดิม

6. การประเมินผลงานหลังจากการจัดงานอีเว้นท์ (Feedback the stakeholder)

ผู้จัดงานส่วนใหญ่มักจะละเลยการให้ความสำคัญในส่วนสุดท้ายของการจัดงานอีเว้นท์ซึ่งนั่นก็คือการประเมินผลงานของผู้ที่เกี่ยวข้องทุกส่วนไม่ว่าจะเป็นผู้รับผิดชอบประสานงานภายในทีม สถานที่และผู้ให้บริการอีเว้นท์ ซึ่งส่วนสำคัญควรให้ข้อเสนอแนะหรือความคิดเห็นที่ตรงไปตรงมาเพื่อนำไปปรับปรุงและพัฒนาการดำเนินงาน การให้บริการและการทำงานในครั้งต่อไป